Hur skapar jag ett besiktningsprotokoll på BostadsPortal?

Som hyresvärd med BostadsPortal ska det vara enkelt och säkert att genomföra, hantera och lagra flyttbesiktningar. Därför erbjuder vi ett gratis digitalt verktyg för att hantera och dokumentera dina flyttbesiktningar.

Vi rekommenderar att du skapar och fyller i delar av flyttbesiktningen innan du genomför den med hyresgästen närvarande.

På så sätt kan du förbereda hyresobjektet och rummen, vilket gör det möjligt att identifiera problem tillsammans utan att spendera tid på att skapa individuella rum i objektet.

Flyttbesiktningen måste dock granskas och fysiskt signeras tillsammans med hyresgästen innan den slutliga rapporten kan genereras.

Hur man skapar en flyttbesiktningsrapport genom BostadsPortal

För att skapa en inflyttnings- eller utflyttningsbesiktning måste du vara inloggad på ditt användarkonto på BostadsPortal där det aktuella hyresobjektet är registrerat.

1. Skapa en besiktning via fliken 'Besiktningsrapporter', klicka sedan på '+Skapa besiktningsprotokoll - kostnadsfritt' eller via fliken 'Alla uthyrningsobjekt', och klicka sedan på 'Skapa flyttbesiktning' bredvid hyresobjektet.
   Det spelar ingen roll vilken väg du väljer för att skapa din besiktning.

   

   

    

2. Välj om du vill skapa en besiktning för inflyttning eller utflyttning
   Du kommer sedan att dirigeras till redigeringsverktyget för den valda typen av besiktning.

   

    

3. Fyll i alla detaljer om besiktningen
   Du kan expandera rutorna nedan för mer information om varje del av avsnittet 'Om besiktningen', inklusive hjälp om hur du fyller i det.
   
   
   
   Välj hyresgäster

   Välj hyresgäst eller hyresgäster kopplade till hyresobjektet från menyn.

   

   
   Om du redan har tilldelat en eller flera hyresgäster till hyresobjektet, till exempel under fliken 'Mine hyresgäster' eller när du skapar ett gratis digitalt hyresavtal genom BostadsPortal, kommer hyresgästen/hyresgästerna redan att finnas med på listan.
   
   Om du vill skapa ett nytt hyresförhållande bestående av en eller flera hyresgäster, klicka bara på 'Nytt hyresavtal'.
   
   

   Datum

   Ange datum för aviseringen samt det faktiska datumet och tiden för inflyttnings- eller utflyttningsbesiktningen.
   

   
   
   

   14 dagars fel- och bristperiod

   Om du skapar en inflyttningsbesiktning kommer du att stöta på denna ruta:
   

   

   Genom att markera rutan 'Hämta fel och brister från hyresgäst' kommer hyresgästen automatiskt att få en länk för att fylla i din digitala inflyttningsrapport när 14-dagarsperioden för fel och brister börjar.
   
   Som hyresvärd kommer du då automatiskt att få ett meddelande och bli skickad hyresgästens rapporterade fel och brister, som nu kommer att dokumenteras korrekt.
   
   

   Hyresvärd/besiktningsrepresentant

   I detta fält ska du ange den person som faktiskt kommer att genomföra flyttbesiktningen. Det kan antingen vara du som hyresvärd eller en besiktningsrepresentant, såsom en vaktmästare eller administrativ personal.
   
   Om du markerar rutan 'Gör det möjligt att delta i besiktning via länk' kommer du automatiskt att skapa en administratörslänk till rapporten.
   
   Denna länk tillåter din besiktningsrepresentant att öppna och slutföra rapporten med hjälp av BostadsPortals besiktningsrapport-app utan att behöva tillgång till din profil.
   
   Läs mer om hur du öppnar rapporten via en länk här.
   

   

   Mottagare

   Om du behöver att andra personer, förutom dig själv, ska få information om den specifika besiktningen (inklusive den färdiga besiktningsrapporten), kan du lägga till dem som kopiemottagare i detta fält.
   
   Du anger helt enkelt deras e-postadresser, och de kommer att få kopior efter att besiktningen är slutförd.
   
   Notera: Detta är endast för internt bruk, till exempel om en vaktmästare eller administrativ personal behöver tillgång. Din hyresgäst kommer automatiskt att få den färdiga rapporten efter flyttbesiktningen, så du behöver inte lägga till hyresgästen här.
   

   

   Lägg till kalender

   Om du eller din besiktningsrepresentant behöver lägga till besiktningen i din/deras kalender kan du klicka på'Lägg till kalender' eller skapa händelsen som en kalenderhändelse och skicka den via e-post genom att klicka på 'Skicka händelse via e-post'.
   
   Notera: Detta är endast för internt bruk, till exempel om du, en vaktmästare eller administrativ personal behöver schemalägga inflyttningsbesiktningen i din kalender. Du bör därför inte använda denna funktion för att bjuda in hyresgästen till besiktningen.
   

   

   
   Läs mer om detta steg här.
   
   

   Internt hyresobjektnummer

   Om du har många hyresfastigheter kan du ange det interna numret för hyresfastigheten i detta fält, om tillämpligt.
   

   

    

4. Fyll i all information om din hyresgäst och ange om hyresgästen är närvarande vid besiktningen
   Om hyresgästen är närvarande vid besiktningen påverkar hur du signerar rapporten, vilket beskrivs närmare i punkt 8 i denna guide.
   

   

   
   
   
5. Fyll i alla rum i hyresobjektet, inklusive eventuella fel och brister
   I detta avsnitt har du möjlighet att skapa rummen som utgör ditt hyresobjekt och ange om de har några fel eller brister som är relevanta för inflyttnings- eller utflyttningsbesiktningen.
   
   För en inflyttningsbesiktning: Här beskriver du skicket på hyresobjektet vid början av hyresperioden, till exempel om golven har slipats och bostaden har målats om, eller om det finns befintliga skador.
   
   För en utflyttningsbesiktning: Här listar du alla fel och brister som du observerar under utflyttningsbesiktningen.
   
   Du kan läsa mer om hur du dokumenterar fel, skador och brister i flyttbesiktningsrapporterna här.
   

   

6. Fyll i information om avläsningarna av mätarna för förbrukning
   Vi rekommenderar att du lägger till en bild av mätaren som dokumentation när du registrerar avläsningarna. Du kan lägga till flera mätare och enheter genom att klicka på '+ Lägg till mätare' såsom vatten-, värme-, gas- och oljemätare.
   

   

   

7. Lägg till information om nycklar och/eller accesskort till hyresobjektet
   För att dokumentera utfärdade nycklar och eventuella förlorade nycklar eller accesskort rekommenderar vi att du specificerar dem i detta fält genom att klicka på '+ Lägg till nyckel/accesskort'.
   
   I fältet 'Extra information' kan du lägga till bilder på utfärdade eller återlämnade nycklar och göra anteckningar om specifika villkor relaterade till nycklar för hyresobjektet, såsom särskilda riktlinjer eller procedurer vid nyckelförlust.
   

   

8. Avsluta, signera och skicka besiktningsrapporten
   Flyttbesiktningen avslutas och rapporten färdigställs genom att gå igenom rapporten tillsammans och sedan signera den – först som hyresvärd och sedan som hyresgäst.
   
   Rapporten signeras direkt på hyresvärdens enhet, så vi rekommenderar att genomföra själva besiktningen med hjälp av BostadsPortals besiktningsrapport-app.
   
   Läs mer om hur du signerar och skickar flyttbesiktningsrapporten här.