Hur skapar jag en flyttbesiktning på BostadsPortal?

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Som hyresvärd hos BostadsPortal bör det vara enkelt och säkert att genomföra, hantera och lagra flyttbesiktningar. Därför erbjuder vi ett kostnadsfritt digitalt verktyg för att hantera och dokumentera dina flyttbesiktningar.

 

Vi rekommenderar att du skapar och fyller i delar av flyttbesiktningen innan du håller besiktningen med hyresgästen på plats. På så sätt har du möjlighet att förbereda hyresobjektet och rummn, så att du direkt kan gå över till att identifiera fel och brister tillsammans, utan att spendera tid på att skapa enskilda rum i fastigheten. Dock måste inflyttningsbesiktningen granskas och fysiskt undertecknas med hyresgästen innan den slutgiltiga rapporten kan skapas.

Så här skapar du enkelt en flyttningsbesiktning genom BostadsPortal:

  1. Logga in på din BostadsPortal-användare där det aktuella hyresavtalet är skapat.

  2. Tryck på "Skapa +" och sedan "Skapa besiktningsprotokoll" och i listan väljer du det hyresobjekt som det gäller.


    Alternativt kan du via 'Besiktningsprotokoll' klicka på 'Skapa besiktningsprotokoll - kostnadsfritt'.

    Eller gå till fliken 'Alla hyresobjekt', och där välja det specifika hyresobjektet och klicka på '+ Skapa besiktningsprotokoll'.



    Det spelar ingen roll vilken metod du väljer för att skapa din flyttbesiktning.

  3. Välj om du vill skapa en inflyttnings- eller utflyttningsbesiktning.
    Du kommer då att tas till redigeringsverktyget för den valda flyttbesiktningen.

     

  4. Fyll i alla detaljer om besiktningen.

    Välj hyresförhållande genom att välja hyresgäst(en) kopplad till hyresobjektet från rullgardinsmenyn.

    SkapaBesiktningVäljHyresgäst.png


    Om du redan har tilldelat en eller flera hyresgäster till hyresobjektet, till exempel under fliken 'Mina hyresgäster' eller vid skapandet av ett kostnadsfritt digitalt hyresavtal genom BostadsPortal, kommer hyresgästen redan att finnas på listan.

    Om du vill skapa en ny hyresrelation, bestående av en eller flera hyresgäster, klickar du helt enkelt på 'Nytt hyresavtal'.

    Ange datum för kallelsen och avhållandet av flyttbesiktningen.

    SkapaBesiktningDatum.png

    Om du skapar en inflyttningsbesiktning kommer du att stöta på denna ruta.

    SkapaBesiktningFelochbristperiod.png

    Genom att kryssa i rutan 'Hämta fel och brister från hyresgäst' kommer hyresgästen automatiskt att få en länk för att fylla i den digitala flyttbesiktningen när den 14 dagar långa fel- och bristperioden börjar. Därefter kommer du som hyresvärd automatiskt att bli meddelad och få hyresgästens rapport utfyld med dokumenterade fel och brister.

    Hyresvärd/besiktningsrepresentant är fältet där du måste ange personen som praktiskt kommer att genomföra inflyttningsbesiktningen. Det kan antingen vara dig som hyresvärd eller en besiktningsrepresentant, t.ex. fastighetsskötare eller administrativ personal.

    Om du markerar rutan 'Gör det möjligt att delta i besiktning via länk' kommer du automatiskt att generera en administratörslänk till rapporten, så att din besiktningsrepresentant kan öppna och fylla i rapporten via BostadsPortal flyttbesiktnings app utan att behöva ha tillgång via din profil.

    Läs mer om, hur du öppnar rapporten via länk här.

    SkapaBesiktningRepresentant.png

    Mottagare är om du behöver att andra än dig själv ska få information om den specifika flyttbesiktningen (inklusive den färdiga rapporten) så kan du lägga till dem som mottagare i detta fält. Sätt bara in deras e-postadresser, och de kommer att få kopior efter flyttbesiktningen är färdig.

    Observera: Detta är endast för intern användning, t.ex. om en fastighetsskötare eller administratör behöver åtkomst. Din hyresgäst kommer automatiskt att få den färdiga rapporten efter flyttbesiktningen, så du bör inte lägga till hyresgäst(er) här.

    SkapaBesiktningMottagare.png

    Lägg till besiktningen i kalendern om du eller din inspektörsrepresentant vill lägga till flyttningsbesiktningen i din/deras kalender kan går det att klicka på 'Lägg till i kalender' eller skapa händelsen som en kalenderhändelse och skicka den i ett e-postmeddelande genom att klicka på 'Skicka händelse via e-post'.

    Observera: Detta är endast för intern användning, till exempel om du, en fastighetsskötare eller administratör behöver kalenderföra flyttbesiktningen. Du bör därför inte använda den här funktionen för att underrätta hyresgästen om besiktningen.

    Läs mer om hur du lägger till din flyttbesiktning i din kalender här.

    SkapaBesiktningKalender.png

    Internt hyresobjektnummer är om du har många hyresobjekt, så kan du fylla i det interna numret för det specifika objektet så ni vet vilken bostad det gäller. 

    SkapaBesiktningInterntnummer.png

  5. Fyll i all information om din hyresgäst(er) och ange om hyresgästen är närvarande vid besiktningen.

    Om hyresgästen är närvarande eller inte vid flyttbesiktningen kommer att påverka hur ni undertecknar rapporten, vilket beskrivs mer ingående i avsnitt 9 i denna guide.

    SkapaBesiktningHyresgäst.png

     

  6. Upprätta alla rum för hyresobjektet, inklusive fel och brister

    I det här segmentet har du möjlighet att skapa de rum som utgör ditt hyresobjekt och ange om de påverkas av några fel och brister som är relevanta för flyttbesiktningen.

    Vid inflyttningsbesiktning: Anger du skicket på hyresobjektet vid inflyttningen, t.ex. om det finns nyslipade golv och/eller nymålade väggar, samt om det finns befintliga skador.

    Vid utflyttningsbesiktning: Anger du nu alla fel och brister som du hittar under utflyttningsbesiktningen.

    Läs mer om hur du noterar fel, skador och brister här.

    SkapaBesiktningRum.png


     

  7. Fyll i information om mätaravläsningar

    Du lägger till en mätare (om det inte skapats en automatiskts) via '+ Lägg till mätare' och fyller i vad det är för typ av mätare, ett namn/ID till mätaren samt avläsningen på nuvarande tidspunkt.

    SkapaBesiktningLäggtillmätare.png

    Vi rekommenderar att du lägger till en bild av mätaren efter du skapat en avläsning genom att trycka på '+ Lägg till bilder av mätare' som dokumentation.

    Du kan lägga till fler mätare och enheter genom att klicka på '+ Lägg till mätare' – till exempel vatten, värme, gas och olja.

    SkapaBesiktningMätaravläsning.png

     

  8. Lägg till information om nycklar och/eller entrékort till hyresobjektet

    För att dokumentera utdelade och eventuellt förlorade nycklar och entrékort (som nyckelchips osv) rekommenderar vi att du specificerar dem i detta fält genom att klicka på '+ Lägg till nyckel/nyckelkort'

    I fältet 'Extra information' kan du lägga till bilder på inlämnade eller utlämnade nycklar och notera specifika instruktioner för nycklar till hyresobjektet, t.ex speciella riktlinjer eller villkor om en nyckel går förlorad.

    SkapaBesiktningNycklar.png

     

  9. Avsluta, signera och skicka flyttbesiktningen:

    Flyttbesiktningen är avslutad, och rapporten slutförs genom att granska den tillsammans och sedan underteckna den – först för hyresvärd och sedan för hyresgäst.

    Rapporten undertecknas direkt på hyresvärdens telefon eller surfplatta, så vi rekommenderar att genomföra flyttbesiktningen själva via BostadsPortals flyttbesiktnings app.

    Läs mer om hur du undertecknar och skickar flyttbesiktningen här.

Läs även ...

 
Se fler